Правовое регулирование и юридические риски электронного документооборота. Законодательное регулирование электронного документооборота Правовое регулирование использования электронных документов отражено в
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
1. Понятие электронного документа, его юридическая сила
Электронный обмен данными - это реальность, с которой сегодня сталкивается практически каждый человек. Информационные системы, компьютерные сети, электронная почта - вот далеко не полный перечень тех средств, с помощью которых происходит обмен данными в электронном виде.
Применение системы автоматизации документооборота - важный фактор, способствующий повышению эффективности труда лиц, которые принимают решения и контролируют их исполнение, т.е. руководителей организаций. В документах сосредоточено более 80% информационных ресурсов предприятий, а документооборот является ключевой технологией управления: управленческие решения оформляются, доводятся до исполнителей, а затем контролируются в форме документов.
До недавнего времени автоматизация работы с документами рассматривалась в первую очередь как инструмент повышения эффективности делопроизводственных служб, занятых составлением, перемещением, учетом и хранением бумажных документов.
В настоящее время мы находимся на пороге грандиозной революционной перестройки всего комплекса накопленных историей знаний и опыта в сфере традиционных представлений о документационном обеспечении управления. Современные технологии обязывают нас не просто использовать их как первоклассное орудие труда, но и как базис для изменения в лучшую сторону форм и методов управления и повышения квалификации управленческого персонала.
Таким образом, цель написания контрольной работы - проанализировать понятие электронного документа, выявить его юридическую силу.
Понятие электронного документа
Электронный документ - это документ, в котором информация представлена в электронной (компьютерной) форме с реквизитами, необходимыми для признания его действительным (наименование организации, дата, регистрационный номер, должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронная цифровая подпись).
Для единого подхода к работе с электронными документами и электронным документооборотом в Российском законодательстве применяются следующие основные термины и определения:
Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
Реквизит электронного документа - обязательные сведения, которые должны содержаться в электронном документе для признания его действительным;
Подтверждение подлинности электронного документа - положительный результат проверки неизменности всех реквизитов электронного документа;
Электронный документооборот - процесс формирования, обработки, хранения и обмена электронными документами;
Средства электронного документооборота - программные и / или технические средства, применяемые в электронном документообороте;
Участники обмена электронными документами - физические и юридические лица, а также органы государственной власти Российской Федерации и органы местного самоуправления и иные органы, участвующие в обмене электронными документами;
Отправитель электронного документа - участник обмена электронными документами, который формирует электронный документ и направляет его в адрес получателя непосредственно или через информационного посредника;
Получатель электронного документа - участник обмена электронными документами, который получил адресованный ему электронный документ;
Посредник в обмене электронными документами (информационный посредник) - юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, который выполняет услуги, связанные с обменом электронными документами между отправителем и получателем электронных документов;
Электронный архив - массив электронных документов, подлежащий хранению в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации;
Основные требования, предъявляемые к электронному документу
Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:
Создаваться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств;
Иметь структуру, установленную настоящим Федеральным законом; содержать реквизиты, позволяющие его идентифицировать;
Иметь возможность быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком.
Структура электронного документа
Электронный документ должен содержать обязательные реквизиты, включающие в себя электронный аналог подписи, дату его составления, имя и адрес отправителя и иные сведения, зависящие от вида документа.
Юридическое значение электронных документов
1. Все экземпляры электронного документа, подписанные одинаковым электронным аналогом подписи (электронной цифровой подписью), имеют равное юридическое значение при условии подтверждения их подлинности в соответствии с требованиями Федеральных законов.
2. Электронный документ, подписанный электронным аналогом (электронной цифровой подписью), обладает юридической силой, одинаковой с письменным документом, и может представляться в качестве судебных доказательств.
3. Копия электронного документа на бумажном носителе имеет юридическое значение, если она подписана электронным аналогом подписи (электронной цифровой подписью), а также в случае, если она удостоверена лицом, имеющим право удостоверения в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Юридичес кая сила электронного документа
Юридическую силу электронному документу придают:
Обязательные реквизиты;
Подтверждение полномочий создателя;
Подлинность и аутентичность.
Обязательные реквизиты электронного документа
Электронный документ должен содержать:
Регистрационный номер;
Регистрационную дату;
Подпись (код) лица, ответственного за правильность изготовления документа или утвердившего документ;
Наименование организации - создателя документа;
Местонахождение организации - создателя документа или почтовый адрес.
Возможно использование дополнительных реквизитов, главное, чтобы их можно было однозначно идентифицировать.
Понят ие электронной цифровой подписи
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - обязательный реквизит электронного документа, предназначенный для его утверждения и защиты от подделки. ЭЦП создается с помощью криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа (электронного сертификата). Для выдачи ключей и обеспечения их достоверности внутри предприятия должен быть создан удостоверяющий центр.
В законодательстве имеется точное описание понятия ЭЦП:
(Электронная) цифровая подпись (digital signature), ЭЦП - строка бит, полученная в результате процесса формирования подписи.
Электронная цифровая подпись - реквизит ЭД, предназначенный для защиты данного ЭД от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в ЭД.
Другими словами, электронно-цифровая подпись - это последовательность символов, которая позволяет пользователю открытого ключа ЭЦП установить целостность и неизменность переданной ему информации, а также идентифицировать владельца закрытого ключа ЭЦП.
Понятие «закрытый ключ» обозначает систему, позволяющую владельцу информации зашифровывать ее - защитить от копирования, изменений и других манипуляций. Доступ к таким документам могут иметь только владельцы так называемого «открытого ключа». Это могут быть партнеры по бизнесу, с которыми заранее было заключено соглашение о подобном способе обмена документацией. При этом сторонами выбирается общая система, которая будет поддерживать возможность использования ЭЦП при совершении сделок.
С юридической силой ЭЦП тесно связано понятие сертифицирования. Для того чтобы использовать ЭЦП, требуется получить сертификат открытого ключа ЭЦП (сертификат ключа подписи) - документ, выданный и заверенный удостоверяющим центром. Документ подтверждает принадлежность открытого ключа ЭЦП определенному лицу. Открытый ключ указывается в сертификате. При его вводе система делает запрос в удостоверяющий центр, где устанавливается, является ли данный пользователь истинным владельцем открытого ключа.
2. Правовой режим электронного документа и документооборота
Правовое регулирование отношений в области использования электронных документов осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи», Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», другими Федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также не противоречащими им соглашениями сторон.
Федеральные законы и нормативные правовые акты регулируют отношения, связанные с формированием и использованием электронных документов, определяют основные требования, предъявляемые к электронным документам в электронном документообороте. Действие Российского законодательства об электронном документе распространяется на отношения, возникающие в связи с использованием электронных документов физическими и юридическими лицами, государственными органами и органами местного самоуправления.
В целях внедрения новых информационных технологий в работу органов государственного управления, экономики и бизнеса, а значит, поддержки электронного документооборота, принят и осуществляется ряд правительственных программ и решений. На протяжении нескольких последних лет в стране выполняется Федеральная целевая государственная программа «Информационное общество» (2011-2020 годы)». Таким образом, государство намерено поддерживать создание и развитие государственных и межведомственных информационно-управляющих систем и межведомственного взаимодействия. Это важно не только для государственного управления, но и для всего общества в целом. Опираясь на единые правила, гражданам и бизнесу будет легче взаимодействовать друг с другом и государством, особенно в сфере исполнения государственных услуг, налоговой, финансовой, экономической и социальной сферах.
Назовем основные действующие документы федерального значения, содержащие определенные нормы применения электронных документов:
· Гражданский кодекс Российской Федерации;
· Федеральный закон от 27.07.2010-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;
· Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее - Федеральный закон об информации);
· Федеральный закон от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
· Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных»;
· Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
· Федеральный закон от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (далее - Федеральный закон об электронной подписи);
· Федеральный закон от 27.12.02 г. №184-ФЗ «О техническом регулировании»;
· Федеральный закон от 21.11.1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
· Постановление Госкомстата России от05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
Одним из основных нормативных документов, регламентирующих вопросы электронного документооборота в России, является Федеральный закон от 10.01.02 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». В этом Федеральном законе провозглашаются общие положения «правил игры» на электронных рынках в части вопросов признания электронной цифровой подписи (ЭЦП) в электронном документе равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Президент РФ подписал Федеральный закон от 29 июля 2010 г. №227-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» в связи с принятием Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг». Документ устанавливает единую терминологию в отношении электронного документооборота как в сфере связи и телекоммуникаций, так и в сфере государственных услуг. В частности, теперь в российском законодательстве дано определение термина «электронный документ». Это документированная информация, представленная в электронном виде, т.е. пригодном для восприятия человеком с использованием ЭВМ, а также для передачи по информационно телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Ранее в связи со вступлением в силу в течение первой половины 2010 года Федеральных законов от 9 февраля 2009 г. №8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» и от 22 декабря 2008 г. №262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации» госорганы и органы местного самоуправления стали обязаны обеспечивать доступ к информации с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе Интернета. Основные принципы взаимодействия граждан и организаций с госорганами через Интернет закреплены в постановлении Правительства РФ от 15.06.2009 №478.
Законодательство об ЭЦП является правовой основой использования, эксплуатации и развития Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Выборы», что закреплено в ст. 3 Федерального закона от 10.01.03 г. №20-ФЗ. В частности, в ст. 12 данного Закона предусмотрено, что электронные документы, подготовленные с использованием ГАС «Выборы», приобретают юридическую силу после его подписания ЭЦП соответствующих должностных лиц. Протокол, сводная таблица о голосовании и иные сводные документы, подготовленные в электронном виде, приобретают юридическую силу только после обязательной проверки с помощью открытых ключей ЭЦП подлинности всех исходных электронных документов, на основе которых готовится сводный электронный документ.
Электронный документооборот используется и в органах судебной власти. Причем действующее законодательство предусматривает не только решение глобальных проблем информатизации судебных органов, но и внедрение систем электронного документооборота на уровне обычных районных судов.
Электронный документооборот «проникает» и в сферу налоговых отношений. Вступили в силу поправки в Налоговый кодекс Российской Федерации (НК РФ), касающиеся соответствующих форм отчетности в электронной форме. Изменения предусматривают то, что налоговая декларация может быть направлена налогоплательщиком в налоговый орган по телекоммуникационным каналам связи. В этом случае налоговый орган обязан передать налогоплательщику квитанцию о приемке в электронном виде. Причем днем представления декларации по телекоммуникационным каналам связи считается день представления отчетности в электронном виде. В частности, в документе раскрываются такие вопросы, как: требования к программно-аппаратным средствам представления налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи; процедура сопровождения налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде; требования к специализированным операторам связи; правила использования средств ЭЦП и средств шифрования; порядок электронного документооборота при представлении налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде.
В частности, налогоплательщик обязан придерживаться следующих требований к обороту сведений в интерактивном режиме с налоговыми органами:
после подготовки информации, содержащей данные налоговой декларации, налогоплательщик подписывает ее ЭЦП уполномоченного лица налогоплательщика и отправляет в зашифрованном виде в налоговый орган по месту учета;
в течение суток в адрес налогоплательщика налоговый орган высылает квитанцию о приеме декларации в электронном виде. После проверки подлинности ЭЦП уполномоченного лица налоговым органом налогоплательщик сохраняет документ в своем архиве.
В заключение следует остановиться на вопросах, связанных с дальнейшим развитием электронного документооборота на корпоративном уровне.
Федеральный закон от 27.12.02 г. №184-ФЗ «О техническом регулировании» позволяет организациям легитимизировать методологию и технологию электронного документооборота, которые они фактически используют. Это осуществляется посредством утверждения стандартов организаций. Стандарты организаций в соответствии со ст. 17 Закона №184-ФЗ могут разрабатываться и утверждаться организациями самостоятельно исходя из необходимости их применения в целях совершенствования производства и повышения качества продукции, выполнения работ, оказания услуг. Стандарты организаций могут утверждаться и в целях распространения и использования полученных в различных областях знаний результатов исследований (испытаний), измерений и разработок.
3. Электронно-цифровая подпись электронного документа
Электронно-цифровая подпись - атрибут электронного документа, используемый для защиты информации от несанкционированного использования и подделки. Электронно-цифровая подпись формируется путем криптографического преобразования информации с закрытым ключом, что позволяет определить владельца сертификата ключа подписи и обеспечить неотказуемость подписавшегося от документа, а также проверить полученную информацию на отсутствие ошибок и неточностей. Электронный документ - это документ, подготовленный с использованием системы электронного документооборота, зафиксированный на материальном носителе в виде объекта СЭД и снабженный реквизитами, с помощью которых можно идентифицировать место, время создания и автора документа.
Чаще всего цифровые подписи используются для подтверждения имени отправителя, основываясь на том, что лишь он один владеет уникальным закрытым ключом, которому соответствует полученный открытый ключ. Также электронная подпись иногда используется для датирования документа с помощью штампа времени: доверенная сторона подписывает документ штампом времени с помощью своего специального закрытого ключа, подтверждая существование документа в данный момент, обозначенный в цифровой подписи.
В случае если электронно-цифровая подпись ставится для удостоверения личности отправителя: сторона, которой доверяют априори, предоставляет открытый ключ и информацию о владельце закрытого ключа получателю документа - получается иерархия доверия. Доверие подписывающей стороне строится на безоговорочном доверии третей стороне, также подписавшей документ. Есть специализированные государственные агентства по сертификации, у которых небольшое количество корневых ключей сети. В распределенной же инфраструктуре нет необходимости владеть универсальными для всех корневыми ключами, и каждая из сторон может доверять своему набору корневых ключей. Такой способ организации иерархии доверия называется сеть доверия, это принцип используется в PGP.
Подведем итог, что электронно-цифровая подпись используется для:
удостоверения источника документа (в зависимости от деталей определения документа могут быть подписаны такие поля, как «автор», «внесённые изменения», «метка времени» и т.д.);
защиты от изменений документа (при любом случайном или преднамеренном изменении документа (или подписи) изменится хэш, следовательно, подпись станет недействительной);
сдачи финансовой отчетности в государственные учреждения в электронном виде для предприятий и коммерческих организаций;
организации юридически значимого электронного документооборота;
Для создания цифровой подписи используется так называемый дайджест, который генерируется непосредственно из самого документа и уже непосредственно к нему добавляется информация о стороне подписывающей документ, штамп времени и прочее. Затем полученную информацию кодируют с помощью специального закрытого ключа с использованием того или иного алгоритма, получившийся набор бит и есть электронно-цифровая подпись к которой прилагается открытый ключ подписавшегося.
С помощью сети доверия пользователь решает: доверяет он или нет, что открытый ключ принадлежит именно этому отправителю либо нет, затем сообщение дешифруется приложенным открытым ключом. В случае если документ дешифровался без ошибок, информация об отправителе соответствует заявленному и т.д., то документ принято считать подтвержденным. Существуют следующие угрозы цифровой подписи:
попытка подделать подпись для выбранного им документа;
подбор документа к данной подписи, чтобы подпись к нему подходила.
Однако Электронно-цифровая подпись генерируется именно таким образом, что каждому документу соответствует единственная подпись. Это обуславливается тем что: документ должен представлять собой осмысленный текст, у текста документа есть строгие правила оформления, чаще всего документы оформляются в формате DOC или HTML, гораздо реже в Plain Text. Для того чтобы обеспечить ключи от подмены используют сертификаты, которые позволяют убедиться в достоверности полученных данных о владельце открытого ключа. Для централизованного подтверждения используют центры сертификации, которые поддерживаются доверенными организациями. Если же система децентрализованная используют для подтверждения перекрестное подписание сертификатов доверенных людей, каждым пользователем строится сеть доверия. Для управления ключами созданы специальные центры распространения сертификатов, которые предоставляют информацию о том, отозван тот или иной открытый ключ, а также пользователь может получить сертификат от другого пользователя.
4. Процедуры разрешения конфликтов
Для нормального функционирования систем электронного документооборот (ЭДО) необходимо разработать процедуры разрешения возможных конфликтов. Стороной таких конфликтов (кроме участников ЭДО и фирмы-провайдера) может быть и фирма-разработчик программного обеспечения. При описании всех процедур предполагается, что договор с фирмой-разработчиком учитывает наличие эталонного образца программного обеспечения (ПО), который может храниться только у фирмы-провайдера или у всех участников системы ЭДО, но при этом требуется выполнение двух основных условий. Должно быть документально подтверждено, что каждому участнику системы ЭДО (включая фирму-провайдер) установлено программное обеспечение, соответствующее эталонному образцу. Хранение эталонных образцов организуется таким образом, чтобы исключить возможность изменения эталонного образца программного обеспечения без ведома сторон: участника, у которого данное ПО установлено, разработчика и фирмы-провайдера. Указанный режим может быть обеспечен, например, системой нескольких ключей, когда носитель с эталонным образцом хранится в конверте, опечатанном всеми заинтересованными сторонами, либо в сейфе с несколькими различными ключами.
Опишем теперь процедуры разрешения конфликтов, которые могут возникнуть в процессе функционирования систем ЭДО.
1. Одна из сторон отказывается от принятия на себя обязательств по документу, заверенному ее действующей цифровой подписью, причем последняя признается подлинной программой проверки другой стороны. В этом случае проверяется целостность программного обеспечения сторон путем сравнения используемого программного обеспечения с эталонным образцом. Далее возможны следующие варианты:
а) если будет выяснено, что программное обеспечение одной из сторон отличается от эталонного, то вся ответственность (включая возмещение возможных убытков) лежит на данной стороне;
б) если же программное обеспечение сторон соответствует эталонным образцам, то повторно проверяется подлинность цифровой подписи с помощью программного обеспечения, соответствующего эталону. Если подпись признается действительной в результате повторной проверки эталонным ПО, а сторона, чьей подписью заверен документ, отказывается принять на себя обязательства по документу, то назначается экспертная комиссия, которая на основании изучения спорного документа на магнитном носителе, распечатки этого документа вместе с цифровой подписью под ним на бумажном носителе, образца цифровой подписи ответчика (открытого ключа), заверенного его личной подписью и мастичной печатью, выносит заключение о подлинности цифровой подписи и ее соответствии техническому описанию используемых алгоритмов.
2. Одна из сторон отказывается от приема и рассмотрения документа на основании того, что цифровая подпись другой стороны под документом воспринимается как фальшивая. Тогда сторона, отказавшая в приеме документа, заверяет свой отказ от рассмотрения документа личной подписью и мастичной печатью, а вторая сторона повторно подписывает документ цифровой подписью и направляет его первой стороне. Если новая подпись опять признается программой проверки первой стороны недействительной, то проверяется сохранность (соответствие эталонному образцу) программного обеспечения сторон. Здесь возможны следующие варианты:
б) разрушено программное обеспечение у стороны, отказавшейся от приема документа, - в данном случае она обязана возместить убытки, возникшие вследствие ее отказа от рассмотрения документа; основанием для привлечения к ответственности служит официальный отказ от приема документа. Важное значение для нормального функционирования систем ЭДО имеет разработка процедур определения случаев, когда наступает ответственность разработчика программного обеспечения.
Алгоритмы, используемые в программном обеспечении ЭЦП, признаются ненадежными, если доказана практическая возможность за приемлемый срок:
а) либо подделать подпись под документом;
б) либо определить по образцу подписи и подписанным документам секретный ключ;
в) либо изменить документ, не нарушив подлинности подписи.
Программное обеспечение ЭЦП признается не соответствующим техническому описанию используемых алгоритмов, если документ, подписанный с использованием программного обеспечения, соответствующего эталонному образцу, одной стороной, воспринимается как фальшивый соответствующим эталонному образцу программным обеспечением другой стороны (при условии, что обе стороны используют действующие ключи подписывания). Когда в системе ЭДО некоторые типы документов обрабатываются в автоматическом режиме, для них должны быть установлены жесткие требования по их структуре и определены действия, выполняемые при обработке документа каждого типа (операционные условия). В таких системах обычно вводится понятие допустимого документа, т.е. документа, удовлетворяющего описанным в системе форматам. Кроме упомянутых ранее процедур необходимо описать еще и процедуры, применимые при конфликтах по вопросам о допустимости документов и правильности их обработки.
Программа проверки допустимости документов считает нестандартным правильно оформленный документ, если:
эталонная программа проверки допустимости документа признает его таковым на основании несоответствия его требуемому для данного типа документов формату;
экспертиза установила, что документ удовлетворяет требованиям, предъявляемым формату документов этого типа.
Операции, выполненные по стандартному документу программой обработки документов, признаются не соответствующими операционным условиям, если экспертизой будет установлено, что:
обрабатываемый документ соответствует одному из допустимых форматов; для указанного формата операционными условиями предусмотрено выполнение однозначно определенных операций;
операции, выполненные по документу программой обработки документов, не соответствуют описанным в операционных условиях.
Операции, выполненные по нестандартному документу программой обработки документов, признаются не соответствующими операционным условиям, если экспертизой будет установлено, что:
обрабатываемый документ не соответствует ни одному из допустимых форматов;
операции, выполненные по документу программой обработки документов, не предусмотрены для нестандартных документов операционными условиями.
Таким образом, в настоящий момент законодатель понимает, что электронный документ -э то документированная информация, представленная в электронном виде , т.е. пригодном для восприятия человеком с использованием ЭВМ, а также для передачи по информационно - телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
Использование технологии электронной цифровой подписи (ЭЦП) является одним из основных способов придания электронному документу юридической (доказательной) силы. Для обеспечения юридической значимости электронного документа необходимо его соответствие требованиям: к наличию обязательных реквизитов и соблюдению правил их отображения для данного вида документа; компетентности автора, т.е. его праву создавать или подписывать документы такого вида; гарантии целостности и подлинности документа, подтверждению автора документа.
Государство целенаправленно решает задачи перехода на электронный документооборот государственных органов, бизнеса и отдельных граждан, разработки и внедрения электронных административных регламентов и завершения создания системы правительственных порталов с доступом к открытой части таких регламентов. В настоящее время в стране существует достаточно большая правовая основа для широкого применения электронного документа и систем электронного документооборота.
Список литературы
электронный правовой документооборот автоматизация
1. Федеральный закон от 10 января 2002 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // Собрание законодательства Российской Федерации от 14 января 2002 г., №2, ст. 127
2. Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. №184-ФЗ «О техническом регулировании» // Собрание законодательства Российской Федерации от 30 декабря 2002 г. №52 (часть I) ст. 5140
3. Федеральный закон от 10 января 2003 г. №20-ФЗ «О Государственной автоматизированной системе Российской Федерации «Выборы» // Собрание законодательства Российской Федерации от 13 января 2003 г. №2 ст. 172
4. Постановление Правительства РФ от 28 января 2002 г. №65 «О федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002-2010 годы)» // Собрание законодательства Российской Федерации от 4 февраля 2002 г. №5 ст. 531
5. Распоряжение Правительства РФ от 15 августа 2003 г. №1163-р // Собрание законодательства Российской Федерации от 25 августа 2003 г. №34 ст. 3396
6. Приказ МНС РФ от 10 декабря 2002 г. N БГ-3-32/705@ «Об организации и функционировании системы представления налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи» // Учет. Налоги. Право - Официальные документы, от 22 января 2003 г. №2
7. Приказ МНС РФ от 2 апреля 2002 г. N БГ-3-32/169 «Об утверждении Порядка представления налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи» // Финансовая газета, май 2002 г., №22
8. Информатика для юристов и экономистов // Под ред. С.В. Симоновича - Сб., 2006.
9. Косовец А.А. Правовой режим электронного документа // Вестник Московского университета, Серия 11, Право, 1997, №5
10. Кутузов Т. Электронный документооборот в России: юридический аспект // Финансовая газета, 2004, №29
11. Ларин М.В. Об организации электронного документооборота в Российской Федерации // Журнал «Современные технологии делопроизводства и документооборота», 2010, №1.
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Определение понятий электронного документооборота, документа и цифровой подписи, проблемы их безопасного использования. Принципы функционирования, преимущества и недостатки, признание юридической силы электронных документов по сравнению с бумажными.
реферат , добавлен 05.02.2012
Системы электронного документооборота. Понятие электронного документа. Понятие электронно-цифровой подписи. Компьютеризация привела к возникновению целого ряда проблем, в том числе и правовых.
статья , добавлен 17.01.2004
Международное регулирование электронного документа, электронной цифровой подписи и электронного документооборота. Правовое и методическое регулирование электронного документооборота в США и Европе, его законодательная регламентация в странах Азии.
курсовая работа , добавлен 22.09.2011
Технологии электронного документооборота, хранения электронных документов, оптического распознавания текстов документов, штрих-кодирования документов. Анализ развития электронного правительства и электронного документооборота в государственных органах.
курсовая работа , добавлен 10.11.2014
Роль и значение электронного документооборота в органах муниципального управления. Нормативно-правовое регулирование электронного документооборота. Изучение особенностей организации системы электронного документооборота администрации в МО г-к Анапа.
дипломная работа , добавлен 24.01.2018
Понятие электронного документа и его особенности. Специфика электронного документа как доказательства. Анализ содержания правового регулирования использования электронных документов как доказательств в гражданском судопроизводстве Российской Федерации.
курсовая работа , добавлен 26.11.2014
Преобразование бизнес-процессов компании путем внедрения интернет-технологий. Понятие транзакции. Виды и область приложения электронного бизнеса. Правовое регулирование отношений в области электронного документооборота и коммерции в РФ и за рубежом.
курсовая работа , добавлен 19.12.2014
Сущность, предмет источники информационного права. Обеспечение конфиденциальности персональных данных. Электронная цифровая подпись как средство подтверждения подлинности электронного документа. Ответственность за правонарушения в информационной сфере.
реферат , добавлен 25.04.2015
Понятие, цели и функции электронного правительства. Место в матрице виртуальных взаимоотношений. Введение электронного документооборота. Три стадии и десять первоочередных мер по построению. Трудности и проблемы на пути развития. Опыт зарубежных стран.
контрольная работа , добавлен 08.10.2009
Общее понятие электронного правительства. Особенности электронного правительства в России. Финансово–экономический аспект внедрения электронного правительства для бизнеса. Система государственных служб в условиях работы "электронного правительства".
Согласно ст. 2 Федерального закона № 123-ФЗ «О персональных данных и защите информации» (последняя редакция от 28.06.2010 № 123-ФЗ) документ (документированная информация) - это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать .
Согласно ст. 1 Федерального закона от 29.12.1994 N 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» документ - это материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и в пространстве в целях хранения и общественного использования .
Обязательный минимум документов для любой организации определен законом. Так, гражданское законодательство устанавливает перечень необходимых документов, подтверждающих право - и дееспособность компании, то есть возможность совершать сделки и принимать на себя обязательства.
Этот перечень включает в себя устав, учредительный договор, регистрационные свидетельства, лицензии, документы, которые подтвердят оплату уставного капитала или эмиссию акций для ОАО, и т.д.
(Федеральные законы от «Об обществах с ограниченной ответственностью» и «Об акционерных обществах») .
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность фирмы обязаны хранить не менее пяти лет (Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете») .
Данная группа документов одновременно служит источником информации для налоговой отчетности организации, а их отсутствие грозит применением мер административной ответственности.
При установлении договорных отношений с контрагентами следует помнить о предусмотренных гражданским законодательством формах договоров. Сделки совершаются устно или в письменной форме (простой или нотариальной) (ст. 158 ГК РФ) .
В соответствии со ст. 161 ГК РФ должны совершаться в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения:
сделки юридических лиц между собой и с гражданами;
сделки граждан между собой на сумму, превышающую не менее чем в десять раз установленный законом минимальный размер оплаты труда, а в случаях, предусмотренных законом, - независимо от суммы сделки .
Следовательно, форма гражданских договорных отношений законодателем четко определена. Организациям не стоит забывать об этом.
Помимо документации, наличие которой обязательно в силу закона, компании предстоит определить «бумажный» объем, необходимый для повседневной деятельности. Здесь можно выделить:
документы, которыми оформляют отношения с поставщиками и заказчиками;
документы, с помощью которых фиксируют внутрифирменную информацию, и иные .
Как известно, в любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение - управление делами, общий отдел, канцелярию и др.
Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.
Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными системами обработки информации и средствами связи.
Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, то есть установления в соответствующих документах ее статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов .
Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными и соподчиненными структурными подразделениями, то есть создание условий для разделения труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы.
Среди организационных проблем обычно выделяют:
выбор оптимальной организационной формы работы с документами;
разработка внутренней организационной структуры службы делопроизводства;
определение должностного и численного состава службы делопроизводства;
регламентация задач и функций службы делопроизводства в целом, ее структурных подразделений, а также сотрудников службы с целью определения их статуса и разграничения функций;
выбор оптимальной технологии работы с документами, ее регламентация;
рациональная организация рабочих мест и условий труда;
повышение квалификации сотрудников службы .
Современная практика выработала три формы организации работы с документами в любой организации - централизованную, децентрализованную и смешанную.
Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив; прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.
Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного методического руководства документационным обеспечением. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год .
Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений) .
Смешанная форма организации работы с документами - самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке .
Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы - по месту их создания. Например, в бухгалтерии - бухгалтерские документы, в отделе кадров - документы по общему составу и т.д.
Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств компьютеров позволяют организовать прием и регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях.
В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы - один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами.
Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.
Структура в системе документооборота организации рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, то есть взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия .
Основной целью документооборота в организации, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:
постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;
обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;
сокращение документооборота;
разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации .
Значительную роль в регламентации документооборота в организации играет Устав организации - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи и порядок работы.
Подобную роль играют и положения о структурных подразделениях , где закрепляются задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе деятельности конкретного структурного подразделения.
Основной организационный документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, служащий для устранения дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных должностей - должностная инструкция.
Должностная инструкция - действенное средство управления, выполняющее организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы, объективно применять меры воздействия.
Первым источником для разработки должностных инструкций является такой нормативный документ, как Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Формуляр должностей инструкции и структура текста закреплены в УСОРД и Основных положениях ГСДОУ .
Второй источник - типовые должностные инструкции. Их разрабатывают для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений (например, секретарей структурных подразделений).
Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) - основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении, правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые организационные моменты.
Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям . Это перечень документов, необходимых и достаточных для реализации управленческой деятельности конкретной управленческой структуры, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования.
В табель включены только документы, создание которых необходимо, правомерно, периодически повторяется.
Применение табеля позволяет:
исключить возможность неоправданного создания новых форм;
установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами;
учесть количество видов и форм документов .
Письменные документы принимаются инспекторами и судьями как наиболее достоверные доказательства совершения каких-либо юридически значимых действий. Исследованию бумаг в любом споре придают первостепенное значение.
Так, согласно ст. 180 ТК РФ о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников организации работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения. Следовательно, письменное предупреждение о предстоящем сокращении численности или штата работников в суде будет служить безусловным доказательством того, что работник был извещен о факте сокращения, а трудовые отношения прекратятся с конкретной даты .
Важно не только правильно оформить юридически значимый документ, но и обеспечить его своевременное получение, учет и хранение. Большую роль играет правильное его использование. Все названные аспекты работы с документами образуют систему внутреннего документооборота фирмы .
Таким образом, внутренний документооборот должен иметь определенную процедуру и осуществляться в конкретные сроки, не противоречащие действующему законодательству, которые могут определяться руководителями структурных подразделений предприятия. Ведение и строгое соблюдение графика документооборота позволит наладить и упорядочить рабочий процесс.
Одной из самых сложных задач при построении грамотной системы документооборота является определение объема внутренней документации фирмы . Некоторые руководители полагают, что внутренние документы - это излишняя трата времени, их оформление отвлекает персонал от выполнения более значимых задач. Другие, наоборот, обязывают своих сотрудников отчитываться отдельными распоряжениями, докладными, служебными записками буквально за каждую минуту рабочего времени .
Отношение к документам имеет каждое подразделение в организации: бухгалтерия, юридический и кадровый отделы, департамент продаж, отдел гарантийного обслуживания и т.д. Вместе с тем службы и подразделения взаимодействуют между собой, часто происходит обмен информацией посредством документов.
Следовательно, для упорядочения внутренней деятельности организации необходимо четко определить направления и сроки движения конкретных документов. Для этого составляется график документооборота .
График документооборота - это схема, которая характеризует процедуру перемещения первичных документов в организации от момента их создания до момента передачи на хранение. График должен устанавливать рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.
Единой, определенной законодательством формы графика документооборота не существует. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей осуществляемой деятельности. Как правило, его утверждает руководитель предприятия, а разрабатывают руководители подразделений .
Начальнику юридического отдела следует продумать и закрепить в графике документооборота сроки составления ответов на претензии в соответствии, например, с законом о защите прав потребителей, сроки рассмотрения поступающих на правовую экспертизу договоров, сроки для регистрации юридических лиц и др.
В бухгалтерии в связи с наличием строгих, предусмотренных налоговым законодательством сроков по сдаче налоговых форм отчетности просто необходим график документооборота для оптимизации внутреннего процесса движения документов и поддержания финансового благополучия предприятия.
Следующий немаловажный момент в системе документооборота - это координация обмена документами различных подразделений и служб внутри организации. Процесс взаимодействия и обмена информацией внутри предприятия непрерывен .
Приказ готовит, как правило, кадровая служба или юридический отдел.
Прежде чем менеджер по продажам заключит с клиентом договор поставки, необходимо провести его правовой анализ, что относится к сфере деятельности юристов организации. И только затем менеджер несет его на подпись руководителю предприятия (или самостоятельно подписывает при наличии полномочий).
Так как приказ по организации является локальным правовым актом и подлежит безусловному исполнению, виновное в допущенных при его реализации ошибках лицо может быть привлечено к дисциплинарной ответственности. Кроме того, если по вине работника, выразившейся в несоблюдении сроков документооборота, организация понесла убытки, она может в порядке регресса взыскать их с работника.
Ответственность за соблюдение графика, то есть за своевременную разработку и передачу документов несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Целесообразно каждому работнику под роспись вручить выписку из графика документооборота, в которой перечислить документы, относящиеся к сфере его деятельности, и указать сроки осуществления операций с ними .
Важно помнить, что график документооборота должен соответствовать не только действующему законодательству, но и локальным актам предприятия, например разработанным на предприятии должностным инструкциям.
В графике отражаются работы по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых структурными подразделениями, с указанием сроков и ответственных исполнителей, а также закрепляется порядок оборота каждого вида документа, начиная от его получения или создания, регистрации, утверждения, передачи, текущего хранения, постоянного хранения и заканчивая его уничтожением или сдачей в архив.
В разных организациях графики отличаются только составом специфических документов.
В графике документооборота можно выделить следующие этапы обращения каждого документа :
составление документа согласно требованиям, предъявляемым к его оформлению;
проверка документов по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов) и содержанию;
утверждение документа уполномоченными лицами;
ознакомление с документом ответственных исполнителей;
передача документа (его копий) в соответствующий отдел для своевременного исполнения (или отправки адресату);
выполнение исполнителями требований, содержащихся в документе;
контроль за исполнением документа;
подведение итогов исполнения документа и привлечение ответственных за исполнение лиц к ответственности за допущенные нарушения;
сдача и оформление документов в архив на хранение .
Можно составить график документооборота в форме отдельного документа, в форме приказа по предприятию. Отразить порядок движения документов тоже можно по-разному, путем как текстуального описания, начиная от ответственных исполнителей и заканчивая сроками прохождения документом отдельных стадий, так и схематического отображения.
Внедрение электронного документооборота сокращает расходы и время, повышает качество бизнес-процессов. Но сегодня мы хотим взглянуть на него с правовой точки зрения. Каким образом электронный документооборот регулируется законодательством, об этом мы решили поговорить с аттестованным консультантом по налогам и сборам 1-ой категории Татьяной Алексеевной Демишевой.
- Татьяна Алексеевна, как вы относитесь к электронному документообороту?
Необходимость его внедрения не вызывает у меня никаких сомнений. Но на сегодняшний день с точки зрения налогового и бухгалтерского учета законодательство по электронному документообороту проработано не очень корректно и не очень качественно.
Существует целый ряд законодательных актов, которые определяют право применения ЭДО, ЭП.
- Какие именно?
Если говорить о федеральных законах, то это Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», № 149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете», а также от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
- Расскажите, пожалуйста, о них подробнее.
Федеральный закон «Об электронной подписи» - он действительно дает очень много информации. Рассматривая статью 5 этого закона, мы понимаем, что давным-давно уже пользуемся электронной цифровой подписью (ЭЦП). Регистрируясь на сайте при обращении в госорганы, мы вводим логин и пароль, что, по сути, и является простой ЭЦП. Она позволяет решить очень многие вопросы и взаимоотношения, но, к сожалению, к бухучету неприменима.
Сегодня практически любая организация, принимая сотрудника на работу, требует от него заполнить анкету и ввести свои персональные данные. Но они должны быть обязательно защищены, и закон 152-ФЗ прямо об этом говорит.
Ну и, наконец, закон о бухучете. Статья 9 этого закона является во многом ключевой. Она имеет решающее значение для налогового учета. . В соответствии с ней организация имеет право создавать первичные учетные документы в электронном виде и подписывать их цифровой подписью.
- Простой?
Да, в законе не указано, что необходимо применять усиленную квалифицированную цифровую подпись (УКЭП). И здесь возникает вопрос, какая же все-таки подпись должна быть в организации. Целый ряд законодательных актов, в том числе и НК РФ определяют те условия, при которых может применяться только усиленная квалифицированная электронная подпись. Более того, по мнению Минфина, выразившегося в письмах, все внешние документы (ЭСФ, товарные накладные), которые используются между контрагентами обязательно оформлять УКЭП, что не предусмотрено законом 402-ФЗ. Хочу дать наиболее простой совет для всех. Если речь идет о внутреннем документообороте, можно ограничиться простой электронной подписью, если о внешнем - то лучше все-таки регистрировать и получать УКЭП.
- Где применяется электронный документооборот?
Во-первых, налоговые правоотношения. Уже давно налоговые органы требуют от налогоплательщиков сдавать отчетность в электронном виде, естественно, прикладывать к налоговой отчетности в случаях, предусмотренных налоговым законодательством, первичные учетные и другие документы именно в электронной форме.
Следующее что у нас с вами регламентировано и получает широкое распространение - отношения с госорганами. Госуслуги, ПФР, ФСС все чаще вводят в свое обращение с плательщиками, контрагентами ЭДО. Все они требуют применения УКЭП. Во внешнеэкономической деятельности электронная отчетность тоже получает все большее распространение.
Вы в самом начале говорили, что законодательство по электронному документообороту недостаточно проработано. В чем именно это выражается? Какие проблемы возникают при применении электронного документооборота?
Ну, например, как сдать при применении нулевой ставки НДС те документы, которые подтверждают право ее применения, предусмотренное 165 статьей НК РФ. Налоговые органы на сегодняшний день требуют сканирования документов, а это же не электронный документооборот. Каким образом, сдавая в электронной форме налоговую декларацию к ней прилагать документы на бумажных носителях. Это проблема, которая сегодня существует. Или вопрос, каким образом сдавать организации, участвующей во внешнеэкономической деятельности, своим агентам валютного контроля соответствующие первичные документы. Проще собрать все документы в электронном виде, но закон № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» требует нотариально заверенных переводов на русский язык документов, созданных на иностранном языке. И как это сделать в электронном виде? Во внешнеэкономической деятельности Россией не предусмотрено применять электронный документооборот. Она не подписала соответствующие конвенции, поэтому в международном праве использует договоры только в письменном виде. Опять же внутри России можно определить ЭДО по первичным документам, а договор все-равно должен быть в письменном виде, пока не будут внесены изменения в Гражданский кодекс.
Таким образом требуется не только использование соответствующих законов об ЭЦП, но и внесение существенных изменений и в ГК РФ, в НК РФ и соответствующие другие кодексы.
Вот оформить внутренний документооборот - это полная свобода творчества каждой организации
- Могли бы вы отметить основные преимущества электронного документооборота?
К преимуществам, безусловно, следует отнести быстродействие обмена документами, сокращение сроков, времени, снижение расходов на ведение документооборота, упрощение и рационализация - не надо создавать документ в нескольких экземплярах. Он одновременно может поступить во все точки бухгалтерского и налогового учета. Информация будет сразу же получена соответствующими структурами в каждой конкретной организации.
Еще хочу отметить, что можно, используя единую систему, получать информацию к каждому документу и ограничить право доступа конкретных исполнителей к этому документу. Это позволяет сделать ЭДО и цифровая подпись. Опять же система внутреннего контроля, основанная на ЭДО, может работать очень эффективно.
- Давайте подробнее остановимся на последнем преимуществе.
Контроль доступа и сохранности документов очень важен, и его надо реализовать с помощью ЭДО. На бумажном носителе очень часто документы, которые поступают в бухгалтерию, далее могут быть затребованы специалистами организации и в конечном итоге теряются, что с точки зрения налогового учета недопустимо. Все документы обязательно должны быть в бухгалтерии и в точке налогового учета. Следовательно, важна система контроля: кто взял документ, кто получил далее, то есть должен быть порядок возврата на место учета. Поэтому хочу обратить внимание, что если кто-то из специалистов организации не выполняет требования о документообороте и своевременно не возвращает или не предоставляет документы на точку бухгалтерского и налогового учета, то таких сотрудников могут оштрафовать (лишить премии или ее части).
Хочу подчеркнуть, что закон о бухучете предоставляет право организации прописать в учетной политике, каким образом хранить документы. Либо на сервере, либо в компьютере - это тот момент, который должен быть определен.
А что вы можете сказать о недостатках электронного документооборота?
Из недостатков, на мой взгляд, можно выделить один. У нас во многих нормах законодательства предусмотрено право налоговых органов требовать при выездной проверке, если есть какое-то сомнение, бумажный носитель, более того, оригинал. Возникает вопрос, как изъять оригинал электронного документа. Эта проблема должна быть решена через законодательную систему.
Развитие электронного документооборота.
Статус электронного документа.
Особенности применения систем электронного документооборота.
Преимущества и недостатки электронного документооборота.
Использование электронной цифровой подписи.
Значение электронной цифровой подписи.
Легитимизация электронной цифровой подписи.
Нормативные акты
Федеральный конституционный закон от 28 июня 2004 № 5-ФКЗ «О референдуме Российской Федерации» // СЗ РФ.2004. № 27. Ст. 2710.
Федеральный закон от 27 июля 2006 № 149-ФЗ «Об информации информационных технологиях и о защите информации» // СЗ РФ. 2006. № 31 (1 ч.). Ст. 3448.
Федеральный закон от 10 января 2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // СЗ РФ. 2002. № 2. Ст. 127.
Федеральный закон от 29 ноября 2001 № 156-ФЗ «Об инвестиционных фондах» // СЗ РФ.2001. № 49. Ст. 4562.
Федеральный закон от 10 января 2003 № 20-ФЗ «О государственной автоматизированной системе Российской Федерации «Выборы» // СЗ РФ. 2003. № 2, Ст. 172.
Федеральный закон от 27 июля 2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»// СЗ РФ. 2006.№ 31 (1 ч.). Ст. 3451.
Федеральный закон от 21 июля 2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» // СЗ РФ. 2005. № 30 (ч. 1). Ст. 3105.
Федеральный закон от 24 июля 2007 № 221-ФЗ «О государственном кадастре недвижимости» // СЗ РФ. 2007. № 31. Ст. 4017.
Контрольные вопросы
Какие изменения в действующем законодательстве могут свидетельствовать о развитии электронного документооборота в Российской Федерации?
Какие на ваш взгляд проблемы не позволяют использовать электронные документы во всех областях деятельности органов государственной власти и местного самоуправления?
Что понимается в действующем законодательстве под электронным документом?
Дайте определение электронно-цифровой подписи.
Каков порядок получения электронно-цифровой подписи и ее значение для электронного документа?
Дайте характеристику субъектов правоотношений связанных с электронно-цифровой подписью?
В каких целях создаются удостоверяющие центры, и кем определяется порядок их деятельности?
В чем разница между открытым ключом электронно-цифровой подписи и закрытым ключом электронно-цифровой подписи?
Контрольные задания
Задание 1
ОАО "АвтоВАЗ" представило в налоговый орган декларации по налогу на прибыль за третий и четвертый месяцы 2007 года в электронном виде (на дискете) и на бумажном носителе. Однако обществу было отказано в принятии данных деклараций в связи с тем, что они не были направлены по телекоммуникационным каналам связи. ОАО «АвтоВаз» обратилось в суд о признании незаконными действия налогового органа.
Имеются ли в данном случае нарушения норм информационного права?
Задание 2
В соответствии с Федеральным законом № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» постройте пошаговую схему проведения аукциона в электронной форме на право заключить государственный контракт.
Каковы особенности подачи и рассмотрения заявок на участие в аукционе на право заключить государственный контракт, имеющих форму электронного документа?
Задание 3
Дайте характеристику процесса обеспечения достоверности документов, подготовленных с использованием ГАС «Выборы».
Какое значение имеет ЭЦП в государственной автоматизированной системе «Выборы»? Каковы цели ЭЦП в данной автоматизированной системе?
Задание 4
Индивидуальный предприниматель Савосин, являясь собственником земельного участка, 12 сентября 2008 года направил в орган исполнительной власти осуществляющий кадастровый учет заявление о снятии с кадастрового учета здания склада, ранее располагавшегося на его земельном участке. В своем заявлении Савосин указал, что данный объект недвижимости перестал существовать, так как 01 сентября 2008 года был уничтожен пожаром. Свое заявление Савосин направил в орган кадастрового учета в форме электронного документа с использованием сети связи общего пользования.
Ответа на свое заявление Савосин так и не получил. В свою очередь 01 декабря 2008 года органами исполнительной власти, осуществляющими кадастровый учет, проводилась плановая проверка на предмет соблюдения Земельного кодекса Российской Федерации и Федерального закона № 221-ФЗ «О государственном кадастре недвижимости» по результатом которой было принято решение привлечь Савосина к административной ответственности по ч. 1 ст. 19.7 КоАП РФ.
Имел ли право Савосин направить свое заявление в форме электронного документа? Предусмотрен ли действующим законодательством порядок рассмотрения органами исполнительной власти осуществляющими государственный кадастровый учет рассмотрения заявлений имеющих форму электронного документа?
Есть ли основания для привлечения Савосина к административной ответственности по ч. 1 ст. 19.7 КоАП РФ.
Задание 5
Может ли электронный документ выступать доказательством в административном, арбитражном, гражданском или уголовном производстве?
- Какое значение имеет электронный документооборот в деятельности инвестиционных фордов в Российской Федерации?
- Является ли использование электронных документов правом инвестиционных фондов?
- На какого из участников инвестиционных отношений возложена обязанность обеспечения безопасности электронных документов?
Для практической деятельности органов государственной власти всех уровней важно уяснить нормативно-родовое понимание категории «документ» и, соответственно, «электронный документ», а также таких понятий, как «файл», «база данных» и «запись в базе данных», «страница», и выработать однозначно понимаемые формулировки нормативных определений данных терминов в системах государственных органов и их партнеров.
Для упорядочения и регламентирования электронных административных процедур имеется необходимость принятия федерального закона, в котором все базовые общеправовые понятия «документ», «электронный документ», «носитель документа», «запись», «файл», «база данных» были бы уточнены, сведены к единой системе понятий и нормативно закреплены. Таким актом мог бы быть и должен стать федеральный закон «Об электронном документе» или «Об общих правилах организации электронного оборота документов в Российской Федерации». Было бы полезным включение определения термина «база данных», не связанного только с авторским правом.
Правовое регулирование операций в системе документооборота должно предусмотреть: типовые шаблоны и средства для описания и представления информации; систему маршрутизации и распределения документов по различным прикладным подсистемам и структурным подразделениям с обеспечением «очередей» обработки документов в зависимости от их вида, важности и срочности, с учетом конфиденциальности передаваемой информации; ведение аудита документов. Практика ставит множество вопросов, требующих нормативного и согласованного правового регулирования в рассматриваемой сфере действия института правового режима информационных ресурсов. Однако, в отличие от понимания значимости этих проблем во многих странах, в России вопросы управления документацией и документооборота оказываются на последнем месте. Если лет десять назад весь комплекс этих вопросов входил в компетенцию Федеральной архивной службы, то новый орган исполнительной власти - Федеральное архивное агентство функциями по управлению документацией не наделено. Эти вопросы не получают должного внимания и в рамках Министерства культуры РФ. Специалисты считают, что проблемами документационного обеспечения управления и решением вопросов документации и документооборота должен заниматься специальный государственный орган, подчиненный непосредственно Правительству РФ и имеющий межведомственные полномочия. С этим трудно не согласиться. И это подтверждается укреплением информационных служб Администрации Президента РФ и Правительства РФ.
Нуждается во внимании и координация работы по подготовке проекта федерального закона о документировании и информации и электронному документообороту. Ею занимаются разные структуры, имеющие свой ведомственный или более узкий интерес, и потому она затягивается непозволительно долго, не имеет единой концепции. Представляется, что эта работа должна быть скоординирована с административной реформой.
Основные принципы работы с электронными документами, нормы, обеспечивающие правовой режим и юридическую силу электронных документов, порядок организации электронного документооборота, другие проблемы общего характера должны быть предусмотрены при разработке проектов законов об электронном документе или об общих правилах организации электронного оборота документов. При этом должны быть учтены процедуры по оформлению действий и таких отношений, как: обращения, заявления, жалобы, ответы, требующие в настоящее время оформления в письменной форме. Научно такие решения обоснованы и могут быть предложены.
Процессуальное и процедурное законодательство в области информатизации должно стать одним из центров внимания правотворческой работы.
Однако практика требует незамедлительного решения в области упорядочения процессов документирования информации, в особенности в сфере деятельности органов публичного управления. 15 июня 2009 г. Правительством РФ принято постановление № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». На основании этого постановления внесены поправки в типовой регламент внутренней организации этих органов, утвержденный постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 № 452. с учетом этих правил в области архивного дела разрабатывается инструкция по делопроизводству. Работа с секретными документами, шифроте-леграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями. Этим же постановлением Правительства РФ № 477 в ч. V утвержденных Правил изложены требования к организации документооборота и формированию документального фонда федерального органа исполнительной власти. И еще одна важная позиция отличает эти документы. В ч. VI Правил содержатся требования к работе с электронными документами. Кроме того, в приложении дан перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти. Все это свидетельствует о внимании к упорядочению информационных ресурсов и установлению адекватного правового режима в части порядка документирования информации.
В целях формирования единых требований к осуществлению документационного обеспечения управленческой деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, а также иных организаций полезным был бы федеральный закон «О документационном обеспечении управленческой деятельности». По этому направлению также имеются соответствующие разработки. Такой закон призван унифицировать понятия документа, электронного документа, порядок работы с этими объектами, порядок электронного документооборота во всем информационном пространстве России. На его основе предстоит:
1) определить государственную политику в области документирования и документооборота, направленную на их упрощение, унификацию и информатизацию с учетом специфики электронных документов;
2) обеспечить повышение эффективности работы управляющих структур органов государственной власти, органов местного самоуправления и иных организаций за счет достижения большей упорядоченности и оперативности документирования, большей обоснованности принятия управленческих решений в соответствии с правовым статусом и выполняемыми функциями государственных органов;
3) обеспечить сокращение числа форм, видов и количества документов, объемов работ с документами и стоимости сбора, хранения, распространения и использования документированной информации, повышение полезности документированной информации.
Таким образом, организация делопроизводства, документирования информации, документооборота в органах государственной власти и местного самоуправления, развитие подсистем ведения документации требуют специального материального и процессуального правового урегулирования, особенно в части публично-правовых отношений и взаимодействия различных субъектов с органами государственной власти. Действующее законодательство и регламенты конкретных органов исполнительной власти и местного самоуправления уделяют недостаточно внимания регулированию этой проблемы.
В Институте государства и права РАН разработано и обосновано предложение об использовании классификаторов функций и полномочий органов государственной власти и местного самоуправления. Этот документ необходим в целях упорядочения их функций и полномочий при распределении по исполнителям и организации порядка выработки результирующих и отслеживающих документов по каждой функции и операции функциональной деятельности органа. Предложена система классификаторов для согласования взаимодействующих органов по вертикали и горизонтали системы управления. Кроме того, в порядке альтернативы затянувшейся работы по федеральному закону об электронном документе и документообороте ИГЛ РАН в 2007-2008 гг. предложен вариант федерального закона «Об электронном информационном взаимодействии органов государственной власти и органов местного самоуправления», который апробируется пока на уровне субъекта РФ, а более конкретно - на площадке такого активного субъекта Федерации в области информатизации, как Ханты-Мансийский автономный округ - Югра. Предметное рассмотрение проекта этого закона помещено в главу о развитии информационного законодательства.
Такая работа весьма актуальна. В Концепции формирования электронного правительства до 2010 года отмечается, что в области документооборота имеется много недостатков. И, в частности, указано, что использование недокументированных форматов данных, протоколов обмена, иных закрытых информационных технологий и отсутствие единых классификаторов, справочников и схем данных ограничивает возможность применения автоматизированных средств поиска и аналитической обработки информации, содержащейся в различных системах, и затрудняет доступ организаций и граждан к государственным информационным ресурсам. В ряду других мер эта Концепция содержит такой раздел, как «Создание единой инфраструктуры обеспечения юридически значимого электронного взаимодействия» о формировании общероссийского государственного информационного центра.
При наличии классификаторов функций и полномочий, нормативном закреплении принципов, порядка использования электронных документов и документооборота по целям функциональной деятельности органов государственной власти и местного самоуправления начнут работать и административные регламенты. Так, регламент (положение) Центра управления организации документооборота осуществляет общий контроль за локальными системами организации документооборота, информационными ресурсами системы и обеспечивает их администрирование и аутентификацию руководителей структурного подразделения, контроль исполнения приказов, распоряжений, поручений, а также осуществляет управление безопасностью и защитой информационных ресурсов, телекоммуникационными средствами и электронной почтой.
При этом предусматривается порядок обеспечения: простого и быстрого ввода документов и иной информации, распознавание информации; приема и передачи информации по телекоммуникационным каналам связи; фильтрации входящей информации; учета, индексации и регистрации входящих и исходящих документов и их архивации; учета документов в электронных картотеках; определения маршрутов движения документов; мониторинга документов, т.е. фиксации пути прохождения документа от регистрации до списания в архив, исполнителей и пользователей, а также мониторинга исполнительской дисциплины. Регламент должен предусмотреть и проведение процедуры аутентификации и идентификации документов; процедуры аутентификации пользователей, исполнителей и других взаимодействующих объектов; обработки и защиты информации и документов криптографическими средствами с использованием электронно-цифровой подписи. В этом же процедурном акте определяется и порядок взаимодействия центра управления организацией документооборота с такими же локальными центрами управления организацией документооборота.
Правовое регулирование предусматривает и необходимые технологические руководства к конкретным операциям, включая и такие, как поиск документов, информации, данных по тем или иным критериям, ведение и подбор разнообразных статистических материалов и аналитической информации; ввод в систему, обработка и хранение в электронном виде других видов документов (звукозаписи, фотодокументы и видеодокументы) и т.п.
Таким образом, аргументы в пользу более активного включения в жизнь публичного управления, взаимодействия разных субъектов между собой на основе использования информационных технологий и перестройки систем документооборота служат одновременно и обоснованием укрепления в этой части института режима информационных ресурсов, необходимости создания адекватной правовой основы для этих инновационных процессов.
Контрольные вопросы
1. Почему необходимо вводить электронные документы и электронный документооборот в сферу деятельности публичных и частных субъектов информационных отношений?
2. Что такое электронный документ и какова его структура?
3. Какие виды электронных документов вы знаете? Какова правовая основа их использования?
4. Что вы знаете о проблемах электронного документооборота?
5. Что вам известно о правовом регулировании в сфере установления и реализации правового режима документирования и документооборота?
6. Зачем нужна электронная подпись?
Литература
1. Документация в информационном обществе: административная реформа и управление документацией. - М., 2005.
2. Правовое регулирование электронного документооборота: учеб.-практ. пособие / научная разраб. пособия акад. РАЕН, д-ра юрид. наук, проф. А. А. Фатьянова // Библиотечка «Российской газеты». - 2005. - Вып. 21.
3. Семилетов, С. И. Документирование информации и организация документооборота в условиях информатизации / С. И. Семилетов // Информационные ресурсы развития Российской Федерации. Правовые проблемы. - М., 2003. - С. 53-77.
4. Семилетов, С. И. Проблемы электронного документа // Информационное право. Актуальные проблемы теории и практики: колл. мон.; под общей ред. И. Л. Бачило. - М.: Юрайт, 2009. - С. 91-115.
Глава 11 Институты права собственности и исключительных прав субъектов в информационной сфере