Как правильно оформить сопроводительное письмо. Короткое сопроводительное письмо, письмо к резюме без опыта, для юриста, менеджера, бухгалтера и в банк

Сопроводительное письмо - это вид делового письма, которое составляется при отправке документов, коммерческого предложения, резюме и т.п.

Как написать сопроводительное письмо

Составление сопроводительного письма осуществляется согласно общей структуре делового письма. Данный документ состоит из:

вступления, которое может включать заголовок письма, обращение к получателю, цель письма;
основной части, текст которой должен отражать основную суть сопроводительного письма;
заключения, которое содержит подпись отправителя (ФИО отправителя, его должность, подпись).

Что же писать в сопроводительном письме? Текст данного документа пишется в произвольной форме. Главная задача сопроводительного письма к резюме - вызвать интерес работодателя к своей кандидатуре, к коммерческому предложению - заинтересовать потенциального покупателя. Сопроводительные письма к договору и другим документам, в налоговую содержат опись передаваемых документов и инструкцию для получателя.

Многие документы, отправляемые посредством почты, содержат сопроводительное письмо. В данной статье мы подробно рассмотрим его назначение, правила оформления и примеры.

Из данного материала вы узнаете:

что такое сопроводительное письмо к документам;
как оформить сопроводительное письмо к документам;
опись приложенных документов.

Что такое сопроводительное письмо к документам

Сопроводительное письмо является обязательным атрибутом при необходимости отправки пакета документов. Оно имеет сразу несколько назначений.

Подтверждение факта отправки. Сопроводительное письмо к документам регистрируется в исходящих документах компании и имеет соответствующий номер. Таким образом, факт отправки документов фиксируется на основании данного письма. Более того, адресат также фиксирует данное письмо и пакет документов, приложенных к нему.

Перечисление приложенных документов. Каждое сопроводительное письмо о направлении документов должно содержать их полный перечень и количество экземпляров.

Инструкция по обращению с документацией. Важно понимать, что при отправке документов часть из них может быть возвращена. В таком случае в сопроводительном письме следует указать, какие действия необходимо выполнить: ознакомиться с документами, согласовать, заполнить, подписать и оставить или отправить обратно. Напомним, что дополнительно для данных целей можно использовать специальные штампы.

Для начала необходимо заполнить адресную часть. В ней указывается наименование, название, адрес компании, фамилия и инициалы сотрудника и его должность (если документы отправляются конкретному человеку). Далее необходимо указать дату и номер исходящего документа.

Первая часть содержания письма должна представлять собой сообщение о направлении документов. Она начинается со слов: «Направляем вам …», «Представляем вам …» и т.д. После этого можно указать цель отправки документов (для ознакомления, заполнения, согласования и т.д.). Если к письму прикреплен один документ, то его можно указать в данной части, если несколько – можно использовать понятие «пакет документов», состав которого будет раскрыт ниже.

Вторая часть содержания состоит из конкретных задач по работе с документами. К примеру, она может содержать инструкцию о том, какие экземпляры нужно вернуть, какие требуют подписи и т.д.

Как видно из примера, сроки исполнения документов можно также указать в сопроводительном письме.

Самым важным этапом в оформлении сопроводительного письма является отметка о наличии приложений. Отметка ставится после окончания текста письма не ниже, чем через 2–3 строки. Отметка должна содержать наименование документа, количество приложенных экземпляров и количество листов.

Отметка о приложении должна иметь полный перечень прилагаемых документов, количество экземпляров и листов. Если приложенные документы сброшюрованы или подшиты между собой, то количество листов указывать не требуется (указывается лишь количество экземпляров).

Также следует понимать, что при указании наименования прикрепленных документов в тексте сопроводительного письма, указывать их повторно в приложениях нет необходимости. В данном случае просто указывается наличие приложения (приложение 1,2 и т.д.), количество листов и экземпляров.

Опись приложенных документов

Существует вероятность, что количество приложенных к сопроводительному письму документов может быть настолько велико, что отметка о их приложении не входит на лист письма. В таком случае рекомендуем составить опись приложенной документации на отдельном листе. При составлении описи, состав пакета документов, прикрепленных к письму, указывается в ней. В отметке о приложениях в сопроводительном письме указывается опись приложенных документов и количество листов. Оформляется это следующим образом:

Приложение: согласно описи на 2 л.

После реквизита «Отметка о наличии приложений» следует реквизит «Подпись» сотрудника, составившего письмо.

Сопроводительное письмо - универсальный документ, применяющийся в самых различных направлениях хозяйственной деятельности предприятия. Правильно составленная "сопроводиловка" избавит все стороны от множества недочётов и неясностей. Как написать сопроводительное письмо к документам?

Когда это обязательно?

Работа предприятия, особенно крупного, сопровождается множеством самых разнообразных вопросов, которые чаще всего приходится оформлять письменно. Контрагенты обмениваются между собой сообщениями и уведомлениями, документы требуют банк, налоговая, пенсионный фонд, проверяющие. Клиенты тоже пишут запросы о предоставлении самой разной информации и документации.

Во всех этих случаях палочкой-выручалочкой и в то же время достойным лицом фирмы станет сопроводительное письмо. Написанное на солидном бланке, грамотно составленное и корректно оформленное, оно не только произведёт должное впечатление на адресата, но и выполнит ряд практических функций для отправителя:

разъяснит получателю, кто и для чего ему пишет;
возьмёт на себя информационную роль, освободив от смысловой перегрузки прилагаемую документацию;
подробно зафиксирует перечень прилагаемых документов;
сэкономит денежные средства, избавив от излишних почтовых отправлений с описью;
выполнит роль компактного доказательства о вручении целой кипы документов.

Вот такой полезной может стать обычная "сопроводиловка" при правильном подходе!

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам?

Не всякий знает, как составить сопроводительное письмо к документам, хотя оно важно.

Составление "сопроводиловки" следует начать с вводной фразы: сослаться на номер входящего запроса или изложить суть вопроса, по которому идёт переписка. В следующих абзацах письма логично указать основания документа: нормативно-правовые акты, пункты договора, акты проверок, предписания контролирующих органов и другое.

Завершается изложение просьбой, предложением или требованием. После того как текст составлен, указывается перечень прилагаемых документов с нумерацией, названием и реквизитами, а также количество прилагаемых листов.

Обязательные реквизиты сопроводительного письма к документам

Как написать сопроводительное письмо к документам, мы разобрали выше. Теперь немного о его оформлении.

"Шапка" документа. Здесь указывается должность руководителя или иного представителя адресата, название предприятия или полные фамилия, имя и отчество частного лица; полный адрес и почтовый индекс.
Дата составления сопроводительного письма, а если отправитель юридическое лицо, то и регистрационный исходящий номер.
Обращение к адресату в соответствии с правилами делового письма. Будь то частное лицо или руководитель предприятия, к нему обращаются по имени и отчеству, присовокупив обращение "уважаемый".
Подробный перечень прилагаемых документов , ведь из самого названия следует, что письмо "сопровождает" некое основное отправление.
Письмо подписывает первое лицо или полномочный представитель организации, которому руководителем предоставлено такое право. Если письмо от частного лица, то подписывает "сопроводиловку" сам отправитель или его представитель по доверенности. Перед подписью принято от руки добавлять уверение "с уважением".
Фамилия, инициалы и средства связи исполнителя письма.

Таковы основные требования к форме письма.

Образец сопроводительного письма к документам

Прекрасным ориентиром при составлении станет проверенный практикой образец сопроводительного письма к документам. Разумеется, его содержание будет меняться в зависимости от потребностей составителя, однако общая канва остаётся неизменной.

Хитрун И. В.

ул. Васильевская, 3,

г. Кукино - 31005

№ 562 от 05.04.2015

Уважаемый Иван Васильевич!

На Ваше предписание № 12/389 от 01.04.2015 по вопросу проведения встречной внеплановой невыездной проверки сообщаем следующее.

Часть документов по договорным правоотношениям с ЧП фирмой "Гедеон" была изъята на основании протокола выемки от 02.03.2015 (копию прилагаем) Имеющиеся в распоряжении предприятия документы направляем Вам в виде надлежаще заверенных копий согласно приложению.

Приложение (всего на 6 л.):

Копия платежного поручения с отметкой банка №3 от 15.01.15 - на 1 л.
Копия платежного поручения с отметкой банка №6 от 14.02.15 - на 1 л.
Копия акта сверки по договору поставки №56/П от 15.12.14 - на 1 л.
Копия протокола выемки от 02.03.15 - на 3 л.

Голохвастов Ф. Е.

Исполнитель: Пупко А. В.

Такая "сопроводиловка" подойдёт для многих исходящих материалов по запросам государственных, контролирующих и правоохранительных органов, стоит только немного подкорректировать её под свои нужды.

Сопроводительное письмо к документам по договорам

При заключении хозяйственных договоров часто складывается ситуация, когда контрагенты территориально удалены друг от друга и не могут позволить себе выезжать в другой город для подписания договора.

В этом случае оформление сопроводительного письма становится этаким маячком, позволяющим заключить юридически правильный договор на расстоянии, без личной встречи представителей. При помощи сопроводительного письма одна сторона может не только направить подписанные ею бланки договоров для рассмотрения, но и письменно изложить свою позицию по существенным вопросам соглашения.

Кроме того, сопроводительное письмо позволяет зафиксировать, что и в каком количестве было приложено и направлено адресату. Например, содержательную часть можно изложить так.

"Направляем Вам два экземпляра договора на оказание информационных услуг, подписанные и заверенные печатью с нашей стороны. Предлагаем рассмотреть указанный проект и в случае согласия подписать договора, возвратив один из подписанных экземпляров в наш адрес. Приложение: проект договора в 2 экземплярах на 6 листах каждый".

В общем виде под сопроводительным письмом понимается своего рода информационная справка, которая составляется при отправке другому лицу документов, коммерческих предложений, материальных ценностей, резюме и т.д.

Основные задачи, которые данная бумага призвана решать :

В случае необходимости может выступать в качестве доказательства того, что документы были отправлены адресату в нужное время.
На сопроводительном письме обязательно должна стоять дата составления.
В случае если какой-либо из направленных документов будет утерян, опять же данное письмо будет служить доказательством того, что бумаги изначально были направлены в полном пакете. Для этого на письме ставится реквизит «Отметка о наличии приложения», где последовательно перечисляются все прилагаемые документ.
Позволяет отправителю контролировать срок исполнения, и при необходимости, сославшись на дату отправки, затребовать ответ (если он необходим в конкретном случае).

Сопроводительное письмо обязательно должно регистрироваться у адресата, которому оно было направлено.

Однако в случае, если есть сомнения относительно того, насколько добросовестно будет выполнена данная процедура, то можно отправить его по почте и запросить уведомление о получении. В данном случае уже можно не переживать о регистрации сопроводительного письма у получателя.

Когда требуется для отправки пакета составлять прилагающийся текст?

Существует весьма большое множество различных документов, отправка которых требует составления сопроводительного письма. В большей степени данная необходимость возникает в сфере деловых отношений (например, в ходе контакта между организацией и государством, между партнерами по бизнесу, между поставщиком и покупателем и т.д.). Кроме того, в последнее время наметилась тенденция составления сопроводительного письма к резюме.

Итак, рассмотрим некоторые распространённые ситуации, требующие составления сопроводительного письма :

Отправка документов в налоговые органы (Например, различные виды налоговой отчетности, копия лицензии на осуществление определенного вида деятельности и т.д.).
Отправка документов по требованию министерств, государственной службы статистики и т.д. (Например, бухгалтерская отчетность, приказ «Об утверждении учетной политики организации» и т.д.).
Взаимодействие между партнерами по бизнесу (отправка соглашения, регламента работы по оказанию определенных услуг и т.д.).
Отправка бумаг покупателю от поставщика (договор, товарная накладная, счет-фактура и т.д.).
Пересылка ТМЦ (договор, контракт, спецификация, образцы товаров и др.), а также множество других видов документов.

Следует отметить, что никаких особенностей сопроводительное письмо не содержит в себе, и составляется с использование word или другого удобного редактора, в соответствии с общими требованиями к деловому документу.

Итак, перечислим, как составить бумагу для сопровождения и пояснения переданных на рассмотрение документов :

Шапка документа (тут отражаются реквизиты получателя и отправителя документов).
Дата отправки и номер документа.
Название письма.
«Тело» документа (содержит обращение к получателю, а также его цель).
Приложения.
Заключительная часть (ФИО, должность и подпись отправителя).

Порядок заполнения

В настоящее время нет нормативного — правового документа, который бы содержал в себе порядок, а также основные требования к составлению сопроводительного письма.

Однако существует ряд общеустановленных правил деловой этики, которых все же следует придерживаться. Представим в виде списка основные требования, как писать и порядок составления такого рода бумаги :

для написания следует использовать фирменный бланк организации (если такой имеется);
писать следует, используя исключительно деловой стиль общения;
на письме необходимо указать контактные данные исполнителя на случай, если у получателя документов возникнут вопросы;
излагать обращение следует грамотно, понятно и кратко.

Шаблоны того, как правильно оформить и составить сопроводительное письмо к документам при направлении на согласование и рассмотрение, можно будет скачать ниже.

Как правильно написать: пошаговая инструкция по оформлению

Для того чтобы более наглядно увидеть порядок составления и показать,как оформить такого рода бумаги, представим пошаговый алгоритм и пример написания сопроводительного письма с использованием примеров :

Кому адресуется?

Письма такого рода могут направляться в самые различные инстанции, с которыми взаимодействует та или иная организация в ходе осуществления своей деятельности.

Итак, перечислим кому адресуется :

В государственные органы (налоговую, службу статистики, министерства, ведомства и т.д.).
Партнерам по бизнесу.
Поставщикам.
Покупателям;.
В филиалы, головную организацию.
Инвесторам и т.д.

Способы передачи при направлении на рассмотрение, согласование

Способы доставки сопроводительного письма вместе с документами особо ничем не отличаются от общепринятых путей взаимодействия между различными организациями и инстанциями. Перечислим наиболее распространенные варианты:

Отправка документа через почту . Данный способ является самым простым и используется для рядовых документов, которые не являются срочными и не содержат особо ценной информации.
Для отправки необходимо просто опустить письмо со всеми приложениями (предварительно упакованное в конверт) в почтовый ящик.
Данный способ является самым дешевым, но в то же время не очень эффективны и надежным, так как зачастую письма могут слишком долго идти до адресата либо вовсе теряться.
Отправка при помощи заказного письма, содержащего уведомление . Более надёжный способ доставки. После того, как письмо доставлено до адресата, отправителю приходит уведомление (отрывная часть, направленного письма), содержащее дату получения документа и подпись получателя.
Отправка ценным письмом, содержащим опись вложения . Используется обычно в случае, если в обязательном порядке необходимо доставить куда-либо важные документы (Например, в судебные органы).
Использование курьерской службы – к этому способу доставки прибегают для срочной передачи документов. На сумму оплаты влияет заказанная скорость выполнения услуги.
Крупные организации зачастую создают свою курьерскую службу, которая призвана обеспечить своевременную доставку всех документов до конечного адресата.
Использование электронной почты . Для этого необходимо сделать сканы всех документов, отправляемых с сопроводительным письмом.

Таким образом, составление сопроводительного письма к документам является неотъемлемой частью деловой переписки. Данный документ позволяет систематизировать работу с бумагами, а также избежать возникновения путаницы.

Сопроводительное письмо – это обоснование желания соискателя работать в конкретной компании.

Большинство работодателей не обращают внимание на этот документ.

А все потому, что мало кто из соискателей грамотно оформляет письма.

Оттого, насколько и как правильно написать , зависит, сможет ли оно побудить потенциального работодателя открыть и внимательно ознакомиться с резюме.

Как написать сопроводительное письмо

Текст письма должен вызывать интерес . Особенно это актуально, когда резюме отправляют студенты без опыта работы, пенсионеры, люди с большим разрывом рабочего стажа. Может быть ситуация, когда у человека официальный стаж в одной сфере деятельности, а неофициальный опыт – в другой.

Например, человек на протяжении нескольких лет работал бухгалтером и в свободное время обучался на фотографа.

При желании сменить сферу деятельности и начать карьеру фотографа свое резюме ему просто необходимо дополнить резюме сопроводительным письмом.

В этом документе он сможет обосновать свою компетентность, ведь официального подтверждения в трудовой книжке у него нет.

Структура письма и обязательные пункты

Что нужно писать в сопроводительном письме? Что указывать? Сопроводительное письмо составляется в произвольной форме. Однако, в нем в обязательном порядке необходимо осветить несколько вопросов:

Желая произвести неизгладимое впечатление, важно не забывать о формате текста.

В первую очередь он должен быть кратким и не превышать более 2000 знаков с пробелами.

Работодатели уделяют на прочтение этого документа буквально несколько секунд. За это время они должны успеть ознакомиться со всей представленной вами информацией.

Для многих людей довольно сложно излагать мысли кратко. В подобном случае можно порекомендовать сначала написать все, что хотелось бы о себе рассказать. После перечитать текст и самые длинные абзацы пересказать одним единственным предложением. Оставьте только самое важное.

Как писать сопроводительное письмо?

Максимально понятным языком. Избегайте длинных предложений с большим количеством обособлений. Пишется на деловом языке, поэтому старайтесь использовать прямой порядок слов, избегайте эмоционально-окрашенных выражений, всегда обращайтесь к собеседнику на Вы.

Основные принципы составления письма

Главная цель сопроводительного письма – заинтересовать работодателя.

Чтобы успешно справиться с этой задачей, важно дополнительно подготовиться.

Соберите как можно больше информации о компании, куда направляете свое резюме.

Это поможет вам грамотно обосновать, почему именно в этом месте вы хотите работать.

Можно выделить основные положения написания этого документа:

Пишите текст грамотно. Перед отправкой еще раз прочитайте и удалите все опечатки. Правильно расставляйте знаки препинания. Порой причиной отказа может быть одна единственная грамматическая ошибка.
Воздержитесь от упоминания своей заработной платы на предыдущем месте работы.
Четко и кратко обоснуйте, почему именно вы подходите на данную вакансию. Возможно, ваш опыт работы и профессиональные навыки идеально подходят для работы в вакантной должности.
Если вы делаете ставку на личные качества, то подкрепите свои утверждения доказательствами.
Это могут быть любые свидетельства ваших слов: грамоты, дипломы, сертификаты. Например: «Я являюсь призером областного конкурса «Продавец года».
Старайтесь обращаться к адресату лично. Обычно при размещении вакансии на различных интернет-порталах указывается лицо, ответственное за наем сотрудников на эту должность.
Если в вашем резюме есть сомнительные моменты, например, длительный перерыв в стаже работы, не стоит акцентировать на этом внимание. Если потребуется, лучше объясните ситуацию при личной встрече.

Как составить и как оформить сопроводительное письмо — грамотно, правильно, эффектно

Ваш текст должен быть не просто понятным, а и максимально убедительным.

Что указывать в сопроводительном письме, чтобы после прочтения письма работодателю захотелось с вами встретиться?

Используйте следующие приемы:

Избегайте штампов.
Можете перед написанием текста открыть любой портал интернет-рекрутмента и прочитать несколько резюме кандидатов на аналогичную должность.
Таким образом легко отсеять все клише, которые повторяются у большинства соискателей.
Если вы отправляете резюме на творческую вакансию, то вполне уместно будет отойти от строгих правил делового письма. Например, при изъявлении желания работать копирайтером, можно смело продемонстрировать свои способности.
Однако, не стоит полагать, что креативно написанный текст поможет вам получить желаемую должность.
Для того, чтобы донести свои мысли максимально убедительно, используйте активный залог глагола. Сравните две фразы: «Я организовал конференцию» и «Мною была организована конференция». В первом случае вы будете восприниматься как организатор действия, а во втором – как пассивный участник.
Избегайте оценочных слов. Это позволит вам избежать хвастовства. Вместо: «Я лучший работник месяца», напишите: «Объем моих продаж за месяц составил 3000000 р».
Не используйте абстрактные характеристики. Такие прилагательные, как высокий, большой, громкий, маленький не передают точную картину. Вместо: «Под моим руководством выручка магазина стала значительно больше», напишите: «После моего прихода на руководящую должность объем продаж увеличился с 1200000р до 3000000 р в месяц».
Используйте только настоящее или прошедшее время изложения. Откажитесь от будущего времени в своем тексте.
Приложите свое фото. Желательно, чтобы на снимке было только ваше лицо в профиль. Допустима легкая улыбка.

Возможные ошибки при составлении текста

Многие, желая произвести наилучшее впечатление, указывают лишнюю информацию , пренебрегают деловым стилем письма или выставляют себя не в лучшем свете.

Следующие ошибки помогут вам избежать их повторения :

перечисление своей биографии;
надменность, излишняя самоуверенность, хвастовство;
неформальная лексика;
слишком длинный текст;
путано сформулированные мысли;
разные стили форматирования сопроводительного письма и резюме;
расхождения данных в письме и резюме.

Как написать сопроводительное письмо руководителю отдела кадров — образец

Ювелирной компании ООО «Якутск-Золото»

Ярушевой Анне Михайловне

Уважаемая Анна Михайловна!

Меня зовут Инна Юрьевна. На портале «Зарплата» я нашла вашу вакансию на должность руководителя отдела ювелирных изделий. В связи с этим я направляю Вам свое резюме.

Я имею десятилетний опыт работы в ювелирной сфере. Началом моего трудового стажа была позиция продавца ювелирного отдела. Последние 5 лет я успешно руковожу ювелирным салоном. Под моим руководством наш салон занял второе место в международном конкурсе «Лучший магазин 2015 года».

Также я работала в ООО «Ювелирный оптовый центр» – вела тренинги по продажам для розничных магазинов. В программе встреча клиентов в магазине, все этапы продаж, разрешение конфликтных ситуаций, сигналы о готовности к покупке, завершение сделок, клиентоориентированность.

Буду рада при личной встрече представить о себе больше информации. Благодарю за внимание к моему письму.

С уважением, Инна Юрьевна

Вот пример сопроводительного письма.

В нём выдержанны принципы, правила и порядок составления таких документов, а также грамотно написан текст.

Составление сопроводительного письма — важный момент, уделите этому делу столько времени, сколько потребуется.

У вас есть один шанс произвести должное впечатление.

Поэтому не стоит пренебрегать этой возможностью. Написав текст, вы можете дать его прочитать своим знакомым.

Если они не проявят интереса, значит стоит переписать. Указывайте только правдивые данные. При отправке документов по электронной почте, сопроводительный документ вставляйте в тело письма, а резюме во вложение.