Референт по основной деятельностидолжностная инструкция. Должностная инструкция секретаря Кем утверждается должностная инструкция секретаря референта
Референта 1. Общие положения
1.1.Референт назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом директора (руководителя) предприятия.
1.2.Референт непосредственно подчиняется директору (руководителю) предприятия.
1.3.В своей работе референт руководствуется Конституцией Украины, положениями и инструкциями по ведению делопроизводства на предприятии, настоящей должностной инструкцией.
2.Квалификационные требования:на должность референта может быть назначен работник с высшим образованием без предъявления требований к стажу работы или со средним общим образованием и индивидуальной подготовкой не менее трех месяцев.
3.Референт должен знать:
- организационную структуру управления предприятием, подотчетность руководителей структурных подразделений и руководящий состав предприятия;
- номенклатуру выпускаемых изделий, оказываемых услуг и выполняемых работ предприятием;
- требования госстандартов по ведению делопроизводства;
- перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия;
- внутренние административные и нормативные документы;
- правила эксплуатации персональных компьютеров и другой офисной оргтехники;
- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- регламент работы руководителя предприятия и руководителей структурных подразделений;
- правила внутреннего трудового распорядка предприятия;
- нормы и требования по охране труда, противопожарной безопасности и производственной санитарии.
4.Функциональные обязанности.
Референт обязан:
- выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы директора (руководителя) предприятия;
- организовывать прием посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
- осуществлять работу по подготовке заседаний и совещаний, деловых встреч, проводимых директором (руководителем) предприятия (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания, их регистрация), вести и оформлять протоколы;
- обеспечивать директора (руководителя) предприятия служебными документами и различными техническими бланками, необходимыми в работе;
- обслуживать аппаратуру "телефакс", осуществлять прием и отправку телефонограмм, при необходимости делать ксерокопии документов, печатать по указанию руководителя различные материалы, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам;
- принимать служебные документы и личные заявления, направленные сотрудниками на рассмотрение и подпись директору (руководителю) предприятия;
- обеспечивать отбор, формирование и хранение документов в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, сдавать в установленные сроки в архив;
- ориентировать сотрудников предприятия на порядок рабочего дня директора предприятия (руководителя);
- организовывать прием, регистрацию и необходимое обслуживание посетителей, гостей, делегаций и лиц, прибывших в служебные командировки на предприятие, создавать им комфортные условия, способствующие благоприятному решению производственных вопросов;
- сохранять втайне сведения конфиденциального характера и личностного плана, которые становятся известными в процессе работы.
5. Права
Референт имеет право:
- в пределах своей компетенции и полномочий осуществлять запись работников предприятия на прием к директору (руководителю), рационально планируя время для рассмотрения различных вопросов и принятия решений;
- самостоятельно решать вопросы, не вызывающие сомнения;
- привлекать руководителей и специалистов предприятия для подготовки технических документов, необходимых директору (руководителю);
- вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями.
6. Ответственность
Референт несет ответственность за:
- качество и своевременность выполнения возложенных на него настоящей должностной инструкцией обязанностей;
- соблюдение сохранности сведений конфиденциального характера и сведений, составляющих коммерческую тайну;
- соблюдение правил внутреннего трудового распорядка предприятия;
- соблюдение инструкций по охране труда, противопожарной безопасности и производственной санитарии.
7. Прочие условия
Настоящая Должностная Инструкция сообщается Референту под расписку. Один экземпляр Инструкции хранится в личном деле работника.
С инструкцией ознакомлен и обязуюсь выполнять___________________(Подпись)
"______"______________200___ г.
Секретарь-референт – это зачастую лишь более солидное название должности секретаря, и должностные обязанности секретаря-референта похожи на обычные секретарские. Поэтому и образец должностной инструкции секретаря-референта может ничем не отличаться от стандартной должностной инструкции секретаря. В то же время, на секретаря-референта может возлагаться и более серьезный функционал, и соответственно, выдвигаться высокие квалификационные требования (обязательно высшее образование, знание делопроизводства, владение английским языком на приличном уровне). Должностная инструкция секретаря-референта должна отражать эти особенности.
Должностная инструкция секретаря-референта
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.
1. Общие положения
1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов.
1.2. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору.
1.4. На время отсутствия секретаря-референта его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря-референта назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее образование, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства, английского языка.
1.6. Секретарь-референт руководствуется в своей деятельности:
- законодательными актами РФ;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности секретаря-референта
Секретарь-референт выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет подготовку необходимых документов, обеспечивает прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
2.2. Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
2.3. Осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководства, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
2.4. Осуществляет организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводит анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, дает по ним компетентные заключения.
2.5. Ведет прием посетителей.
2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.7. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.8. Выполняет другие служебные поручения своего непосредственного руководителя.
3. Права секретаря-референта
Секретарь-референт имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4. Ответственность секретаря-референта
Секретарь-референт несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Прием на работу и увольнение Секретаря-референта осуществляется приказом Генерального директора.
1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности в Обществе, а также совершенствование документационного обеспечения управления.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно Начальнику Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки, а в его отсутствие – Администратору Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки.
1.4. На время отсутствия Секретаря-референта (командировка, отпуск, болезнь и т.п.) его права и обязанности переходят к исполняющему обязанности Секретаря-референта, который назначается приказом Генерального директора.
1.5. Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется:
Конституцией Российской Федерации;
Гражданским кодексом Российской Федерации;
Трудовым кодексом Российской Федерации;
Федеральным законом Российской Федерации № 24-ФЗ от 20.02.1995 «Об информации, информатизации и защите информации»;
Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 26 от 06.04.2001 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;
Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятии, в учреждениях, организациях, нормативными и методическими материалами Минтруда РФ;
ГСДОУ. Основные положения. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения управления;
ГОСТ Р6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов (с изменениями и дополнениями 2000 года);
Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;
ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивные термины. Термины и определения;
Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным руководителем Федеральной архивной службы 06.10.2000 г.;
Архив фирмы (негосударственной организации). Методическим пособием и примерным перечнем документов, образующихся в деятельности негосударственных учреждений, с указанием сроков хранения;
Единой государственной системой делопроизводства;
Правилами и указаниями Росархива;
Уставом Общества;
Инструкцией по делопроизводству Общества;
Правилами внутреннего трудового распорядка Общества;
Приказами, распоряжениями руководства Общества;
Настоящей должностной инструкцией.
1.6. На должность секретаря-референта назначаются лица, имеющие высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или лица, имеющие среднее (полное) образование и специальную подготовку по установленной программе и стаж работы не менее 1 года.
II. ФУНКЦИИ
На секретаря-референта возлагаются следующие функции:
Прием, отправка и регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
Подготовка проектов документов по указанию Генерального директора;
Контроль качества документов, предоставляемых на подпись Генеральному директору;
Контроль исполнения документов и поручений;
Организация работы приемной Генерального директора;
Документирование деятельности совещательных органов Общества;
Разработка локальных нормативных актов по документационному обеспечению Общества;
Организация документов в делопроизводстве;
Организация бездокументного обслуживания Генерального директора.
III. ОБЯЗАННОСТИ
Секретарь-референт:
3.1. выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы Генерального директора Общества или его подразделений;
3.2. принимает и регистрирует поступившую корреспонденцию в журнале учета входящих документов, в соответствии с резолюцией руководителей Общества или его подразделений передает документы на исполнение;
3.3. следит за прохождением документов, осуществляет контроль за их исполнением;
3.4. выдает необходимые справки по зарегистрированным документам;
3.5. отправляет исполненную документацию адресатам (в том числе посредством электронной почты);
3.6. обеспечивает сохранность проходящей служебной документации;
3.7. получает для Генерального директора информацию от работников подразделений, вызывает их по его поручению;
3.8. организует телефонные переговоры Генерального директора;
3.9. принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие Генерального директора принятые сообщения и доводит их до его сведения;
3.10. осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых Генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрации), ведет и оформляет протоколы;
3.11. выполняет печатные и копировально-множительные работы;
3.12. следит за обеспечением Генерального директора канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;
3.13. принимает документы на подпись Генеральному директору;
3.14. контролирует качество подготовки, правильности составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись Генеральному директору;
3.15. контролирует исполнение документов и поручений Генерального директора Общества, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение;
3.16. организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников Общества;
3.17. ведет журнал опозданий сотрудников Общества на работу;
3.18. ежемесячно представляет Генеральному директору отчет об опозданиях сотрудников;
3.19. ведет график работы водителей;
3.20. решает вопросы, связанные с оформлением приглашений, виз, загранпаспортов, бронирования и покупки билетов для сотрудников компании, убывающих в командировку;
3.21. принимает на хранение от структурных подразделений Общества документы, законченные делопроизводством;
3.22. участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления дел при их передаче в архив;
3.23. в соответствии с действующими правилами шифрует дела;
3.24. систематизирует и размещает дела, ведет их учет;
3.25. подготавливает сводные описи дел постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи дел на государственное хранение, на списание и уничтожение документов, сроки хранения которых истекли;
3.26. участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов;
3.27. выдает архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, и ведет их учет;
3.28. консультирует сотрудников по вопросам подготовки дел для сдачи в архив.
Секретарь-референт имеет право:
4.1. разрабатывать технологические процессы работы с документами на основе использования организационной и вычислительной техники;
4.2. запрашивать от структурных подразделений Общества необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства;
4.3. рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам Общества;
4.4. вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению совершенствования форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники;
4.5. требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности кадровой документации;
4.6. работать с документами, имеющими гриф «Для служебного пользования»;
4.7. осуществлять «фильтрацию» телефонных звонков;
4.8. предварительно просматривать документы и определять, какие из них могут быть переданы исполнителям, минуя Генерального директора;
4.9. организовывать прием и определять приоритет посетителей;
4.10. требовать выполнения установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Общества;
4.12. разрабатывать унифицированные системы документации, табели документов, перечни документов;
4.13. принимать решения и визировать документы в рамках своей компетенции;
4.14. вносить предложения, направленные на совершенствование работы с кадрами;
4.15. требовать объяснений в письменной форме у работников, нарушивших трудовую дисциплину;
4.16. требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов по личному составу;
4.17. работать с документами, имеющими гриф «Конфиденциально» или «Коммерческая тайна».
V. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь-референт несет ответственность за:
5.1. своевременность передачи адресатам входящей информации;
5.2. своевременность отправки исходящей корреспонденции;
5.3. качество документов, представляемых на подпись руководству Общества;
5.4. небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов;
5.5. несвоевременную передачу информации Генеральному директору;
5.6. сохранность исходящей, входящей и внутренней документации;
5.7. разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну Общества и иных сведений, ставших известными в ходе работы;
5.8. сохранность имущества, предоставляемого ему Обществом для осуществления своих функций;
5.9. нетактичное отношение к работникам Общества, другим гражданам, обратившимся к Секретарю-референту;
5.10. невыполнение требований настоящей инструкции.
VI. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ ПО ДОЛЖНОСТИ
6.1. с Генеральным директором – по документационному и бездокументному обеспечению его деятельности;
6.2. с Административно-хозяйственным отделом – по вопросам обеспечения секретаря-референта канцелярскими принадлежностями и необходимым инвентарем;
6.3. со всеми структурными подразделениями Общества – по вопросам документационного обеспечения управления.
VII. ОЦЕНКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
7.1. Главным критерием работы секретаря-референта являются оперативность и исполнительность.
VIII. ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ
8.1. Настоящая инструкция может быть пересмотрена в случаях:
Изменения структуры Общества;
Изменение технологии документационного обеспечения;
Изменения функций Секретаря-референта.
Вид документа:
- Должностная инструкция
- Кадровое делопроизводство
1 -1
Выполнение организационных и распорядительных функций является неэффективным вариантом управления предприятием. Чтобы освободить директора от рядовых и рутинных заданий, не связанных с принятием ответственных решений, в штате может предусматриваться должность референта.
Об особенностях составления должностной инструкции этого специалиста расскажем в представленном материале.
О документе
Для каждого сотрудника и специалиста на предприятии предусматривается индивидуальный перечень прав, обязанностей и полномочий. Они отражаются в локальных актах компании, трудовом контракте с работником, а также в содержании должностной инструкции.
Этот документ оформляется на каждого сотрудника, хотя по нормам ТК РФ не входит в состав обязательных бланков и форм, которые должны составить участники трудовых отношений.
Суть и цель
Наличие у сотрудника должностной инструкции существенно упрощает реализацию трудовых отношений:
- руководство предприятия сразу оговаривает, чем и как будет заниматься сотрудник на рабочем месте;
- специалист заранее знает, какой перечень прав и обязанностей передается ему для выполнения трудовых функций;
- стороны определяют пределы полномочий и ответственности за ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей.
Таким образом, ключевой целью составления ДИ можно признать документальное упорядочивание трудовых отношений между работодателем и сотрудником.
При оформлении должностных инструкций на референта нужно учитывать следующие нюансы:
- инструкция должна содержать перечень прав и обязанностей конкретного специалиста – если в компании работает сразу несколько референтов, для каждого из них составляется собственная должностная инструкция ;
- должностные обязанности референта, как правило, связаны с непосредственным подчинением руководителю предприятия – в содержании ДИ нужно четко оговорить, кто из руководящего состава компании вправе отдавать поручения, указания, и ;
- должность референта характеризуется универсальным характером выполняемых обязанностей – в содержании ДИ нужно сразу предусмотреть, по каким направлениям будет осуществляться деятельность референта.
Наличие должностной инструкции позволяет упорядочить работу референта. Документ будет содержать полный перечень прав и обязанностей, пределы полномочий и мер ответственности, квалификационные требования и основания для применения мер дисциплинарного воздействия.
Какими нормативными актами регулируется
На законодательном уровне не утверждены требования к форме и содержанию должностной инструкции референта. Типовой бланк ДИ может быть утвержден на предприятии, а при его заполнении нужно учитывать следующие нормы:
- положения ТК РФ – в части гарантий работника и работодателя, общих правил выдачи зарплаты и т.д.;
- положения локальных актов предприятия – в части обеспечения режима рабочего времени и дисциплины труда, применения системы поощрения и стимулирования, и т.д.;
- требования профильных нормативных актов в определенных сферах деятельности.
Если локальными актами утверждены правила внутреннего распорядка, дисциплины труда и иные аналогичные документы, они будут учитываться при составлении должностной инструкции.
Виды
От направлений деятельности референта и самой компании зависят условия должностных инструкций. Можно выделить следующие виды референтов, для каждого из которых будет разрабатываться уникальная ДИ:
- – наиболее распространенная группа данных специалистов, в обязанности которых входит полное организационное обеспечение деятельности руководителя;
- кадровый референт – занимается документальным обеспечением кадровой службы предприятия, ведение журналов учета приказов и , и т.д.;
- – занимается сопровождением переговоров с использованием иностранных языков, переводом профессиональной и деловой документации, приемом делегаций иностранных фирм и компаний;
- – ведет входящий и исходящий документооборот предприятия, составляет документацию, готовит отчеты и доклады по поручению руководителя.
Это только примерный перечень референтов, которые могут состоять в штате предприятия. Возможно и распределение обязанностей между несколькими референтами, для этого соответствующие положения включаются в каждую инструкцию.
Кто составляет
Оформление должностных инструкций происходит после оформления сотрудника на работу. Как правило, составление документов, связанных с трудоустройством, входит в обязанности , . Дополнительно могут привлекаться и . Чтобы оформить должностную инструкцию, необходимо иметь утвержденный приказ о приеме на работу и подписанный трудовой договор.
После составления должностной инструкции референт должен ознакомиться с ее содержанием. Для этого ставится собственноручная подпись на бланке ДИ или в специальном журнале кадрового отдела. Один экземпляр инструкции выдается на руки референту, а второй приобщается к материалам личного дела сотрудника.
Использование
Использование инструкции происходит по следующим направлениям:
- референт должен учитывать содержание ДИ в текущей деятельности, соблюдать зафиксированные обязанности и требования;
- любые поручения и приказы в отношении референта могут издаваться только в рамках инструкции, а расширение перечня обязанностей или полномочий может происходить только с согласия самого работника;
- при ненадлежащем исполнении обязанностей возможно применение мер дисциплинарного воздействия – для этого проводится служебное расследование и определяется круг обязанностей по должностной инструкции;
- содержание ДИ применяется для определения уровней подчиненности – кому должен подчиняться референт в текущей работе, а также перечень специалистов, которым допускается давать указания.
После подписания инструкции сотрудником, и утверждения ее руководителем предприятия, внесение любых изменений в документ допускается только по обоюдному согласию сторон. Исключение из этого правила допускается только при переводе на другую работу с соблюдением требований ТК РФ.
Содержание инструкции референта можно условно разделить на две части. В первый блок будут входить положения и правила, которые распространяются на всех сотрудников данного предприятия (они будут соответствовать нормам ТК РФ и локальных актов). Во вторую часть будут входить положения, требования, права и обязанности конкретного специалиста-референта.
Общие требования
В первую часть должны включаться следующие пункты:
- дата и место составления документа – хотя закон не содержит точного срока оформления ДИ, обе стороны заинтересованы в скорейшем подписании документа, чтобы устранить любые споры;
- полные реквизиты сторон – компании и ее руководителя, а также референта;
- сведения о точном и полном наименовании должности;
- отнесение должности к конкретному структурному подразделению, указание уровня подчиненности;
- перечень квалификационных требований к референту – наличие образования, опыта работы, профессиональных и личных качеств, навыков.
Как правило, перечисленные положения не будут меняться даже при оформлении нового референта, взамен ранее работавшего специалиста. Особых требований к образованию референта закон не предъявляет, достаточно закончить среднее профессиональное образование.
Специальный блок
В специальный блок должностной инструкции будут входить следующие пункты:
- определение полномочий референта, а также их разграничение по отношению к другим должностям;
- указание прав и обязанностей специалиста, которые он будет исполнять в текущей деятельности;
- условия режима рабочего дня, с учетом специфики выполняемой деятельности (например, для сопровождения руководителя в командировках для референта может устанавливаться ненормированный рабочий день);
- правила охраны и безопасности труда;
- список специальных знаний и навыков, которым должен отвечать референт – например, знание определенных иностранных языков или программных комплексов;
- условия выплаты денежного вознаграждения, в том числе дополнительных сумм поощрительного и стимулирующего характера;
- основания для применения мер дисциплинарного воздействия, если референт нарушит должностные обязанности.
В этом видео будет рассказано о работе серктаря и отдельно референта:
Обязанности
Должностными инструкциями работников устанавливается перечень их обязанностей. Для референта в их состав могут входить:
- организация работы руководителя и/или его заместителей – планирование дня, подготовка встреч и переговоров, документальное оформление итогов заседаний и т.д.;
- ведение делопроизводства – учет входящей и исходящей корреспонденции, ведение регистрационных журналов, архивное дело;
- решение хозяйственных вопросов, связанных с обеспечением деятельности руководства – приобретение канцтоваров, отправка писем, организация телефонных переговоров и видеосвязи, и т.д.;
- перевод документации с иностранных языков, сопровождение переговоров с участием зарубежных партнеров;
- подбор аналитических материалов для руководящего состава или иных специалистов компании, формирование отчетности и докладов.
Чем подробнее и точнее будут изложены должностные обязанности референта, тем проще будет разграничение полномочий и сфер ответственности в текущей работе.
Должностные инструкции референта можно скачать .
Должностные инструкции референта (образец)
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором. 1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационные и документационное обеспечение управленческой деятельности. 1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия. 1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется: - законодательными актами РФ; - Уставом предприятия; - Положением о функциональных службах предприятия; - приказами (указаниями) руководства предприятия; - нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства; - настоящей должностной инструкцией. 1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов. 1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами: - перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности; - организации работы с документами, составления документации; - организации управленческого труда; - применение средств вычислительной и организационной техники; - перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера; - культуры труда и служебной этики; - охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты. 2. ФУНКЦИИ На секретаря-референта возлагаются следующие функции: 2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия. 2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия. 2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия. 2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства. 2.5. Ведение о оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу). 3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ Секретарь-референт должен: 3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия. 3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации. 3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия. 3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение. 3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения. 3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.). 3.7. Вести прием посетителей. 3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия: - оформление приказов по личному составу; - оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел; - оформление трудовых книжек; - оформление и ведение трудовых контрактов (договоров); - оформление командировочных документов; - оформление листов нетрудоспособности; - ведение табеля учета рабочего времени; - выдача справок о трудовом стаже и зарплате. 3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ. 3.10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия. 3.11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение. 3.12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия. 4. ПРАВА Секретарь-референт имеет право: 4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства. 4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия. 4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90), международных правил оформления документов (ISO). 4.4 Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции. 4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники. 4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия. 4.7. Работать с документами, имеющих гриф "КТ" или "Конфиденциально". 4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции. 4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству. 5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ Секретарь-референт несет ответственность за: 5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия. 5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов. 5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф "Конфиденциально" или "КТ". 5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией. Генеральный директор ________________ __________________________ (подпись) (Фамилия, и.о.) Юрисконсульт ________________ __________________________ (подпись) (Фамилия, и.о.) "__"_________ 199_ г. КОММЕНТАРИИ: ------------ Должностная инструкция - документ, в котором определяются функции, права и обязанности сотрудника предприятия. Должностная инструкция необходима в случае возникновения споров, конфликтных ситуаций в трудовых правоотношениях. На основании должностной инструкции составляется трудовой контракт с работником. Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой, согласовывается с юрисконсультом предприятия и утверждается руководителем предприятия. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора (зам. директора) предприятия.